파고다 | 40년 어학 브랜드가 건물 정산 프로그램을 깐깐하게 비교한 끝에 고른 빌딩케어

비교의 기준은 하나, 누가 와도 쓸 수 있는가

강남역 10번 출구의 파고다타워는 40년 넘게 이어 온 어학 교육 브랜드 파고다를 상징하는 건물입니다. 파고다는 이 건물과 부산 본관, 서면 신관을 함께 관리하며 각 건물의 담당자들과 소통하고 협업하고 있습니다. 설비와 전기시설 유지보수부터 관리비 청구와 회계까지, 건물이 돌아가는 실무를 직접 챙깁니다.

40년을 이어 온 건물은 앞으로도 오랜 시간을 함께할 것입니다. 그 사이 담당자는 바뀌더라도, 쌓아온 관리 기록과 업무는 다음 담당자에게 온전히 이어져야 합니다.

파고다는 이미 건물관리 프로그램을 쓰고 있었습니다. 그런데도 직접 다른 프로그램을 찾아 하나씩 비교했고, 끝내 빌딩케어로 바꿨습니다. 파고다 조진호 실장님을 만나 비교할 때 무엇을 가장 중요하게 봤는지 들었습니다.

화면이 워낙 직관적이라 따로 설명할 게 별로 없어요. 누가 와도 금방 이어서 할 수 있겠다 싶었죠.

💡 파고다는 빌딩케어와 함께 이렇게 달라졌어요

✅ 담당자가 바뀌어도 누구나 바로 이어서 쓰는 화면

✅ 서울·부산 세 곳의 관리비 청구와 계약 관리를 한 프로그램에서

✅ 공과금 11개 항목 배분부터 청구까지, 청구 항목 수기 입력 0건

✅ 간판·에어컨까지 호실처럼 나누는 복잡한 정산 기준을 그대로 반영

01 · 익숙함에 머물지 않고, 미래를 대비하는 고객

Q. 파고다에서 어떤 일을 맡고 계신가요?

서울 강남과 부산에 있는 파고다 건물 세 곳을 관리하고 있습니다. 시설 관리가 중심이라 설비와 전기시설이 문제없이 돌아가도록 유지·보수하고, 그에 따른 관리비 청구와 회계까지 함께 맡고 있어요.

임대료와 관리비는 고지도 따로 나갑니다. 건물마다, 청구 항목마다 챙길 게 많은 구조예요.

Q. 오래 쓰던 프로그램을 바꾸려고 하신 이유는 무엇인가요?

오래 써서 익숙하긴 했는데, 워낙 옛날 프로그램이었어요. 원래 아파트용으로 만들어진 거라 상업용 건물의 실무와는 맞지 않는 부분이 많았습니다. 결국 계산은 엑셀로 따로 맞추는 일이 생기고요.

Q. 바꿔야겠다고 마음먹은 계기가 있었나요?

관리비를 나누고 정산하던 담당자가 바뀌게 되면서요. 그분만 아는 계산 방식이 많다 보니, 사람이 바뀌면 처음부터 다시 배워야 했어요. 이대로 두면 다음에도 같은 일이 반복되겠다 싶었습니다.

그래서 제가 먼저 다른 프로그램들을 찾아봤어요. 누가 맡아도 같은 기준으로 돌아가는 프로그램을 들여야 한다고 판단했고, 내부에 제안해서 승인을 받았습니다.

익숙한 방식을 바꾸는 건 누구에게나 부담입니다. 실장님은 그 부담을 먼저 짊어지기로 했습니다. 당장 불편을 견디는 쪽보다, 다음 담당자도 막힘없이 일할 수 있는 구조를 만드는 쪽을 택한 것입니다.

📌 상업용 건물 관리비는 아파트와 무엇이 다를까?

아파트는 세대마다 비슷한 기준으로 관리비를 나누는 경우가 많습니다. 상업용 건물은 임차인마다 계약 조건이 다르고, 간판이나 에어컨처럼 시설을 쓰는 만큼 따로 나눠야 하는 항목이 있으며, 임대료와 관리비를 청구하는 주체가 다르기도 합니다. 아파트용 프로그램으로 상업용 건물을 관리하기 어려운 이유입니다.

02 · 직접 써 보고 비교한 끝에 남은 하나

Q. 다른 프로그램들은 어떻게 비교하셨나요?

다른 프로그램도 하나씩 받아서 직접 써 봤어요. 화면은 어떤지, 입력은 얼마나 쉬운지, 상업용 건물의 관리비를 그대로 담을 수 있는지를 하나하나 따져 봤죠.

그런데 대부분 엑셀을 기반으로 한 방식이었어요. 쓰던 프로그램도 엑셀 기반이었으니, 비슷한 걸로 바꾸면 이름만 바뀌고 일은 그대로겠다 싶었습니다.

빌딩케어는 달랐어요. 엑셀을 프로그램 안에 옮겨 놓은 느낌이 아니라, 업무 자체가 전산화된 느낌이었습니다. 화면도 깔끔하게 정리돼 있어서, 처음 보는 사람도 어디서 무엇을 해야 하는지 바로 보였고요.

엑셀은 결국 만든 사람만 알 수 있어요. 숫자가 어디서 나왔는지 따라가려면 만든 사람에게 물어야 하죠. 프로그램 안에서 정리되면 누구나 같은 화면으로 볼 수 있습니다.

Q. 결정하기 전에 어디까지 확인해 보셨나요?

화면만 보고 정할 수는 없잖아요. 저희 건물 정보를 넣어 세팅한 계정을 먼저 받아서 직접 써 봤어요. 한 달 치 청구를 미리 돌려 보면서 기존에 나가던 금액과 맞는지, 저희 계산 방식이 그대로 들어가는지 하나씩 대조했습니다. 그렇게 확인한 다음에 내부에 이야기했고, 승인을 받았어요.

쓰던 프로그램을 바꾸는 결정은 쉽게 내리지 않습니다. 실장님은 여러 프로그램을 직접 써 보고, 자기 건물 데이터로 청구를 미리 돌려 본 뒤에야 결론을 냈습니다. 빌딩케어는 그 깐깐한 확인을 통과한 프로그램이었습니다.

Q. 실제로 써 보니 무엇이 가장 달라졌나요?

매달 하는 관리비 청구가 가장 크게 달라졌어요. 예전에는 엑셀로 금액을 따로 맞춘 뒤 프로그램에 다시 넣었는데, 지금은 계약과 임차인 정보를 넣어 두면 청구까지 정리된 채로 이어집니다.

공과금도 마찬가지예요. 간판이나 에어컨처럼 따로 나눠야 하는 항목까지 11개 항목을 빌딩케어 안에서 나누고, 그대로 청구에 붙입니다. 손으로 따로 입력하는 청구 항목이 없어졌어요.

서울과 부산 세 곳을 한 프로그램에서 보니까, 건물마다 파일을 따로 열어 보던 일도 사라졌고요.

직원들 사이에서도 훨씬 편해졌다, 많이 바뀌었다는 말이 나왔습니다.

03 · 간판도 에어컨도 호실처럼, 복잡한 건물의 관리비를 담다

파고다타워는 층마다 쓰임이 다르고, 건물 바깥에는 큰 간판이 걸려 있습니다. 이런 건물은 관리비를 면적만으로 나눌 수 없습니다.

Q. 강남 건물은 관리비 계산이 왜 복잡한가요?

부산 건물은 비교적 단순한데, 강남 건물은 층마다 조건이 다르고 공용으로 쓰는 전기, 바깥 현수막 시설에 들어가는 전기까지 섞여 있어요. 에어컨이나 간판도 하나의 호실처럼 따로 계산해야 하고요.

관리비를 나눌 때 쓰는 호실 수와 전기·수도를 나눌 때 쓰는 호실 수도 서로 달라요. 같은 건물 안에서도 항목마다 나누는 기준이 다른 셈이죠.

Q. 지금은 빌딩케어에서 어떻게 나누고 계신가요?

공과금 11개 항목을 빌딩케어 안에서 나눠서 바로 청구에 붙이고 있어요. 항목마다 기준이 달라도 한 번 정해 두면 매달 같은 방식으로 이어지니까, 건물마다 따로 계산하던 시간이 줄었습니다.

Q. 기준을 바꿀 때는 어떻게 하시나요?

기존 임차인분들은 지금 방식에 익숙하시니까 한 번에 바꾸지 않아요. 새로 들어오는 임차인부터 정리된 기준을 적용하려고 합니다. 그런 기준을 잡는 일도 빌딩케어 담당 매니저와 같이 맞춰 보고 있어요.

📌 공용 전기는 어떻게 나눌까?

엘리베이터, 복도 조명처럼 함께 쓰는 전기는 정해진 비율로 먼저 나누고, 다시 호실이나 층 단위로 한 번 더 나누는 경우가 많습니다. 간판이나 에어컨처럼 특정 임차인만 쓰는 설비는 따로 떼어 계산합니다.

04 · 사람이 바뀌어도 처음부터 다시 하지 않도록

Q. 함께 일하면서 가장 기억에 남는 순간이 있나요?

실무를 해 보면 건물 관리는 정말 할 일이 많아요. 그런데 사람이 바뀌면 인수인계가 쉽지 않고, 그걸 챙길 시간 여유도 없습니다. 노하우나 경험으로 하는 일이 많다 보니 더 그렇죠. 저희는 건물도 커서 그런 걸 매번 잡아 주기가 어려워요.

그래서 처음엔 걱정했어요. 프로그램 교육까지 또 하나의 업무가 되면 어쩌나 싶었죠. 그런데 빌딩케어는 달랐습니다. 저희 건물을 이미 다 알고 계셨고, 무엇을 어떻게 해야 하는지가 디테일하게 이야기가 돼 있어서 정말 든든했어요.

그사이 현장 센터장님이 두 번 바뀌었는데, 그때마다 빌딩케어 담당 매니저가 현장에 와서 건물 구조를 같이 짚어 주고, 프로그램 쓰는 영상까지 따로 보내 줬습니다.

바쁜 시기에는 공지만 올리고 끝내는 게 아니라 직접 찾아와서 새 기능을 설명해 주셨어요. 관리비 수준이 적정한지까지 같이 봐 주셨고요. 프로그램을 팔고 끝나는 게 아니라 저희 건물을 같이 보는 느낌이었습니다.

Q. 현장 소장님들과는 어떻게 일을 나누시나요?

현장 소장님께도 권한을 열어 뒀어요. 검침처럼 현장에서 바로 확인하는 일은 현장에서 하고, 저는 확인하고 청구하는 데 집중하는 구조로 가고 있습니다.

05 · 오래 갈 건물에는 오래 쓸 프로그램이 필요합니다

Q. 빌딩케어를 고민하는 다른 실무자에게 해 주고 싶은 말이 있다면요?

저도 여러 프로그램을 꼼꼼하게 비교해 보고 골랐어요. 한 번 바꾸면 오래 써야 하니까요. 써 보니 프로그램 자체가 깔끔하게 세팅돼 있어서, 처음 맡는 사람도 금방 손에 익습니다.

오래 두고 쓸 프로그램을 찾는 곳이라면 자신 있게 권하고 싶어요.

Q. 앞으로 기대하는 것이 있다면요?

청구와 계약 관리가 한 곳으로 모이면서 일하는 방식이 이미 많이 달라졌어요. 이번에 빌딩케어가 새로 업데이트한 계좌 연동 기능도 빨리 써 보고 싶어요.

입금 확인까지 이 프로그램 하나에서 끝나면, 청구부터 수납까지 A부터 Z까지 다 이어지는 거잖아요. 벌써 기대가 됩니다.

Q. 빌딩케어를 한마디로 표현한다면요?

오래 함께 갈 관리 파트너요. 프로그램만 주고 끝나는 게 아니라, 건물 사정을 같이 봐 주니까요.

40년을 이어 온 건물, 그다음을 맡길 프로그램

실장님이 찾은 건 더 화려한 기능이 아니었습니다. 담당자가 바뀌어도, 센터장이 바뀌어도 같은 기준으로 돌아가는 관리 체계였습니다.

쓰던 프로그램이 있었는데도 직접 비교하고, 자기 건물 데이터로 확인하고, 내부를 설득해 바꾼 결정. 그 깐깐함이 지금 파고다의 건물 관리를 받치고 있습니다.

오래 쓰던 프로그램이 지금 건물과 맞지 않는다고 느낀다면, 지금 일하는 방식부터 빌딩케어와 함께 비교해 보세요.