[키움 자산관리] 7개의 업무를 하나로 통합하는 '컨트롤 타워' 빌딩케어

"바뀌지 않으면 뒤처집니다. 중요한 건, 우리의 문제를 정말 이해하고 해결해줄 수 있는 도구를 찾는 겁니다."

기업 안에서 스타트업처럼 움직이는 팀의 변화의 중심에는 빌딩케어가 함께 하고 있는데요.

키움 손영빈 담당님을 만나 빌딩케어 도입 전후의 이야기와 이 변화가 어떻게 성과로 이어졌는지 들어보았습니다.

파주출판단지, 일반 상가와는 다른 관리의 세계

Q: 키움자산관리의 주요 사업 영역과 관리 규모는 어떻게 되나요?

키움은 키움파트너스가 25년간 축적해온 부동산 자산관리 경험과 파주출판단지에 대한 깊은 이해를 기반으로, 2020년부터 출판단지 내 전문 건물관리 서비스를 제공해오고 있습니다. 현재까지 단지 내에서만 누적 6,000건 이상의 계약을 수행했으며, 약 40여 개의 건물을 관리하고 있습니다.

Q: 파주출판단지의 건물들은 일반 상가·오피스와 어떤 점이 다른가요?

본래 출판·인쇄 중심의 산업단지로 조성되어 초기 건물 대부분이 공장 용도로 건축됐습니다. 초기 공장용 건물은 구분등기가 없어 건물당 고지서가 한 장만 발급됐는데, 일부가 지식산업센터로 전환되면서 개별 고지가 가능해지는 등 용도 변경의 특성이 있습니다. 또 유명 건축가들이 참여해 건물마다 독창적인 디자인과 철학을 담고 있어, 단순 업무 공간을 넘어 하나의 문화·관광 공간으로 성장했다는 점이 큰 차별점입니다.

건물관리 소프트웨어,빌딩케어를 선택한 이유

Q: 빌딩케어 도입 전에는 업무를 어떻게 처리했나요?

정산 청수, 파일 관리, 사내 커뮤니케이션, 건물 관리, 고객 관리, 업체 기한 관리까지 업무 영역마다 별도의 프로그램을 따로 썼습니다. 여기에 엑셀 작업까지 더하면 총 7개의 툴을 용도별로 나눠 사용하는 구조였습니다.

Q: 여러 시스템을 쓰던 당시 가장 큰 비효율은 무엇이었나요?

새직원 간 혼선과 효율 저하였습니다. 문제 하나를 확인하려면 프로그램별로 폴더를 찾아가 조회해야 했고, 써야 하는 프로그램이 너무 많아 업무 숙련에 어려움을 겪는 직원이 많았습니다. 더 이상의 혼선은 비효율적이라고 판단했고, 대표님께서도 통합의 필요성을 느끼고 계셨습니다. 통합할 방법을 찾던 중 공과금 고지, 청구, 미납 정산, 민원 처리, 안전관리업체 관리, 리포트까지 우리가 필요로 하던 기능을 모두 갖춘 빌딩케어를 발견했습니다.

반발에서 호응으로

Q: 내부에서 시스템 전환에 대한 공감대를 어떻게 형성하셨나요?

사실 다들 처음에는 어느 정도 반발이 있었습니다. 이미 다양한 프로그램이 고착화된 상태였으니 당연한 반응이었죠. 저는 빌딩케어 세팅을 완벽하게 끝낸 후, 직원들이 기존에 불편함을 느끼던 부분이 어떻게 개선되는지 구체적으로 브리핑했습니다. 시스템이 업무 난이도를 낮추고 효율을 높여줄 것이라는 점을 명확히 제시해 공감을 얻어냈습니다.

일주일 걸리던 관리비 부과가 절반으로

Q: 도입 후 가장 먼저 바뀐 업무 프로세스는 무엇이었나요?

관리비 부과입니다. 기존 프로그램은 인수인계에 난항을 겪을 정도로 진입장벽이 높았고, 업무 자체에 거부감마저 있었습니다. 지금은 부과 난이도 자체가 매우 낮아졌습니다. 직원들이 일주일 이상 걸리던 관리비 부과 업무를 약 3~4일 안에 끝낼 수 있을 정도로 효율이 올랐어요. 현장 직원들도 즉각 확인이 필요한 임차인 정보를 한눈에 볼 수 있어 매우 편리하다고 평가합니다.

Q: 내부 협업에서는 어떻게 활용되고 있나요?

일정관리·리포트 기능으로 관리 내역을 자동으로 불러와 익월 보고서 작성 효율이 극대화됐고, 공사·자재·비품 비용처리는 지출 탭에서 통합 관리합니다. 모든 직원이 건물 정보를 한눈에 파악할 수 있다는 점이 협업과 정보 공유에서 활용도가 가장 높습니다.

Q:  고객(건물주) 반응은 어떤가요?

엑셀이나 타 프로그램으로 관리할 때는 건물주분들이 보기 어렵고 불편하다는 평이 많았는데, 지금은 많이 줄었습니다. 단순히 엑셀로 계산하던 건물도 프로그램으로 전문화해 부과하고 데이터를 넘겨드리니 회사 신뢰도가 높아졌고, 특히 엑셀로 어려웠던 연체관리와 현황 파악이 쉬워졌다는 평이 많습니다. 대표님께서도 "이제 관리비 체계가 모두 잡혔다"고 말씀해주셨습니다.

관리 대행을 넘어, 데이터 기반 컨설팅으로

Q:  키움의 비전과 데이터 기반 관리의 방향은요?

단순 건물관리 서비스가 아니라 부동산 법률 자문, 건물 운용 컨설팅, 건물 리포트 전문화 같은 서비스로 경쟁력을 갖추는 것이 목표입니다. 관리 중인 건물들의 백데이터를 취합해 연간 지출·수입을 비교분석하고, 장기수선 계획과 향후 가치까지 분석해 맞춤형 건물관리 솔루션을 제안하려 합니다.

Q:  자산관리 업계에 가장 필요한 변화는 무엇이라고 보시나요?

투명하고 전문적인 데이터 기반 의사결정 시스템의 정착입니다. 업계는 아직도 수작업이나 과거 시스템에 의존하는 경우가 많습니다. 단순한 관리 내역 보고를 넘어, 건물 가치 증대를 위한 실질적인 운용 컨설팅과 객관적인 근거 자료를 제공하는 서비스로 진화해야 합니다.

Q:  마지막으로, "빌딩케어는 우리에게 _이다"를 채워주신다면?

빌딩케어는 우리에게 컨트롤 타워입니다. 단순한 툴이 아니라 업무 공유, 민원인과의 소통, 공과금 부과와 백데이터까지 — 건물관리 회사에 꼭 필요한 소통·효율·백업을 두루 갖춘 새로운 조직 문화라고 생각합니다.