KT&G | 11개 빌딩 291개 호실의 관리비 정산, 호실마다 다른 전기요금까지 AI가 추천한 빌딩케어로
전국 11개 빌딩을 관리하는 KT&G 실무진은 왜 AI에게 먼저 물었을까
건물 한두 곳이라면 엑셀과 메신저로도 관리할 수 있습니다. 서울·세종·수원·대전·대구에 흩어진 11개 빌딩, 291개 호실이라면 이야기가 달라집니다. 호실마다 한전 검침 단가가 다르고, 청구와 관리는 서로 다른 부서가 맡습니다.
KT&G 정진혁 프로님은 이렇게 얽힌 정산과 부서별 업무를 한 곳에 담을 프로그램을 찾으며 먼저 GPT에 업무 고민을 물었고, 그 답에서 빌딩케어를 처음 알게 됐습니다. 정진혁 프로님을 만나 도입 과정과 현장에서 쓰는 방식을 들었습니다.
“GPT에 물어봤더니 빌딩케어를 추천해 주더라고요.”
💡 KT&G는 빌딩케어와 함께 이렇게 달라졌어요
✅ 매월 마감 전 일주일 걸리던 정산 작업이 하루로 (11개 빌딩·291개 호실 기준)
✅ 건물마다 따로 관리하던 엑셀 파일을 하나로 통합, 호실마다 다른 전기 단가까지 반영
✅ 청구 부서·관리 부서·사업소 소장이 권한에 맞춰 같은 정보를 확인
✅ 사업소 교육 일정·자료·일지를 한 화면에 모으고 미리 알림으로 안내
콘텐츠 미리보기
청구와 관리가 나뉜 조직이 프로그램을 고르는 기준
설득할 부서가 많은 조직이 빌딩케어를 믿고 맡긴 이유
호실마다 다른 전기요금, 그 기준을 그대로 옮기다
사업소마다 다른 일정, 한 화면에서
계약하고 끝내지 않는 파트너
이런 조직이라면 맞습니다
01 · 청구와 관리가 나뉜 조직이 프로그램을 고르는 기준
Q. 처음 프로그램을 찾을 때 어떤 조건을 보셨나요?
KT&G 정진혁 프로
저희는 청구하는 주체와 관리하는 주체가 나뉘어 있어서, 일반적인 건물과 조건이 다릅니다. 그래서 기능을 비교하기보다 저희가 일하는 방식을 그대로 담을 수 있는지를 제가 직접 하나하나 물어봤어요.
관리비 금액은 관리 쪽에서 확정하지만, 청구서는 다른 부서가 보냅니다. 금액 하나가 바뀌면 두 부서가 같은 숫자를 동시에 봐야 해요. 한 사람이 처음부터 끝까지 처리하는 구조를 전제로 하면 저희 일에는 맞지 않았습니다.
Q. 결국 빌딩케어를 고른 이유는 무엇이었나요?
청구 업무를 쉽게 만드는 것도 중요했지만, 더 큰 고민은 청구 부서와 관리 부서를 어떻게 잇느냐였어요. 빌딩케어는 담당자마다 권한을 나눠 같은 정보를 볼 수 있어서, 부서가 달라도 한 곳에서 일할 수 있겠다고 봤습니다.
📌 청구와 관리가 나뉜 구조란?
건물 소유와 임대 계약은 한 부서가, 시설 운영과 관리비 산정은 다른 부서나 사업소가 맡는 구조입니다. 관리비를 정하는 사람과 청구서를 보내는 사람이 달라서, 숫자 하나가 바뀌면 두 부서가 같은 정보를 동시에 봐야 합니다. 그래서 이런 조직은 프로그램 하나를 바꿀 때도 여러 부서가 함께 결정합니다.
02 · 설득할 부서가 많은 조직이 빌딩케어를 믿고 맡긴 이유
이런 조직에서 프로그램을 바꾸는 데는 보통 몇 달이 걸립니다. 부서마다 검토를 거쳐야 하고, 그 사이에도 정산은 멈추면 안 되니까요. KT&G의 전환은 그보다 훨씬 빨랐습니다. 무엇이 달랐을까요?
Q. 큰 조직에서 새 프로그램을 들이려면 확신이 필요했을 텐데요. 무엇을 보고 진행하셨나요?
정진혁 프로
부서마다 따져 보는 게 달라요. 청구는 금액이 정확히 맞는지, 관리는 현장 기준이 그대로 들어가는지, 사업소는 소장님들이 쓰기 편한지를 봅니다.
빌딩케어는 도입 전에 저희 업무를 정말 디테일하게 인터뷰해 주셨어요. 저희 구조에 대한 이해도가 굉장히 높았습니다. 나중에는 다른 부서 담당자들도 같이 미팅에 들어왔는데, 다들 기능이 실무진 입장에 맞춰 잘 짜여 있다는 데 놀라더라고요.
전문 자산관리회사나 대기업 계열사들이 이미 쓰고 있다 보니, 이런 조직에 맞는 대응이 잘 갖춰져 있다는 게 느껴졌습니다. 오히려 제가 따라가기 바빴어요. 미처 정리하지 못한 부분까지 먼저 물어봐 주니 내부를 설득하기도 수월했고, 처음엔 저 혼자 시작한 일이었는데 나중에는 다른 부서 담당자들도 같이 미팅에 들어오게 됐습니다.
Q. 그동안 쌓인 데이터를 옮기는 과정은 어땠나요?
걱정했던 것보다 훨씬 빨랐어요. 계약만 429건이었는데, 건물과 호실, 계약 정보를 옮기는 일은 빌딩케어 담당 매니저가 직접 맡았고 저희는 옮겨진 내용이 맞는지만 확인했습니다. 매달 하던 업무는 그대로 하면서 그 사이에 전환이 끝났어요.
솔직히 이렇게 빨리 바뀔 줄은 몰랐습니다.
03 · 호실마다 다른 전기요금, 그 기준을 그대로 옮기다
옮겨 온 데이터 가운데 가장 손이 많이 가는 건 정산 기준이었습니다. 291개 호실에는 상가 135개, 사무실 79개, 주거 77개가 섞여 있어, 용도마다 계약 방식도 요금을 매기는 기준도 다릅니다. 그중 실무진이 가장 먼저 꺼낸 이야기는 전기요금이었습니다.
Q. 이 건물들은 전기요금을 어떻게 나누나요?
정진혁 프로
보통은 건물 전체에 나온 요금을 면적이나 사용량으로 나눕니다. 저희 건물은 달라요. 호실마다 검침한 값을 한전에 보내면 호실별 데이터가 넘어오고, 호실마다 적용되는 단가도 다릅니다.
같은 건물 안에서도 고지서 금액을 정하는 기준이 호실마다 다른 셈이죠. 그래서 정산 세팅도 이 구조를 기준으로 잡았습니다.
📌 호실별 검침 정산이란?
건물 전체 요금을 나누는 방식이 아니라, 호실마다 계량기 값을 따로 재서 그 호실에 맞는 단가로 요금을 매기는 방식입니다. 호실이 많을수록 계산할 조합이 늘어나 손으로 맞추기 어려워집니다.
Q. 지금은 빌딩케어에서 어떻게 처리하고 계신가요?
호실별 검침값과 단가를 불러오면 호실마다 금액이 계산되고, 고지서까지 이어집니다. 계산은 프로그램이 하고, 저희는 금액이 맞는지만 확인하면 돼요.
청구 담당자도 같은 화면을 보니까 부서 사이에 숫자를 따로 주고받을 일이 줄었습니다.
Q. 전기요금 말고도 계약마다 정산 조건이 다를 것 같은데요?
맞아요. 렌트프리 기간이 있는 계약, 해마다 임대료가 오르는 계약, 매출에 따라 임대료가 달라지는 비율 임대료, 입주일과 퇴거일에 맞춰 날짜 단위로 끊는 일할 정산까지 다 섞여 있어요. 계약서와 다르게 중간에 조건이 바뀌는 경우도 있고요.
예전에는 이런 조건이 하나만 바뀌어도 시스템에서 고치기 어려워서 결국 엑셀로 따로 계산했어요. 빌딩케어는 이런 정산 조건을 계약마다 설정할 수 있고, 저희가 쓰던 엑셀 양식도 연결해서 그대로 쓸 수 있더라고요.
현장에서 실제로 생기는 케이스를 정말 디테일하게 챙겨 놨다는 게 느껴졌습니다.
📌 자주 나오는 정산 조건
렌트프리: 계약 초기 일정 기간 임대료를 받지 않는 조건
임대료 인상: 계약 기간 중 정해진 시점에 금액이나 비율로 임대료를 올리는 조건
비율 임대료: 매출의 일정 비율을 임대료로 받는 방식
일할 정산: 입주일과 퇴거일에 맞춰 날짜 단위로 나눠 계산하는 방식
Q. 도입 전과 비교하면 무엇이 가장 달라졌나요?
예전에는 정산을 전부 엑셀로 했어요. 건물마다 파일이 따로 있고, 호실별 검침값과 단가를 맞추고, 부서끼리 숫자를 다시 확인하느라 매월 마감 전 거의 일주일을 이 작업에 썼습니다.
지금은 검침부터 관리비 계산, 고지서, 세금계산서 발행까지 하나의 흐름으로 이어져요. 업무가 처음부터 끝까지 연결되니까, 마감 때는 정리된 금액을 확인하기만 하면 됩니다. 일주일 걸리던 일이 하루면 끝나니 완전히 달라졌죠.
건물마다 다른 정산 기준을 하나의 계산식에 억지로 맞추지 않습니다. 그 건물이 쓰는 기준을 옮겨 담는 것, 빌딩케어가 정산을 설계하는 방식입니다.
04 · 사업소마다 다른 일정, 한 화면에서
사업소 일정을 한 곳에 모으자는 생각을 먼저 꺼낸 것도 정진혁 프로님이었습니다.
Q. 여러 사업소와는 어떻게 일정을 맞추시나요?
정진혁 프로
임대 건물 말고도 시설을 관리하는 사업소가 여러 곳이라 챙길 일정이 많아요. 사업소마다 안전교육 일정과 교육 자료를 올리고, 교육이 끝나면 소장님이 일지를 등록합니다. 이 흐름을 빌딩케어 일정관리 한 곳에 모으고 있어요.
Q. 일정관리에서 가장 유용한 부분은 무엇인가요?
예전에는 일정이 생길 때마다 단체 카톡방에 안내를 올리고, 소장님들이 확인했는지 하나하나 물어봐야 했어요. 교육 자료는 메일로, 일지는 따로 받다 보니 무엇이 어디까지 됐는지 한눈에 보기 어려웠죠.
지금은 일정마다 알림을 언제, 누구에게 보낼지 세세하게 정해 두고 담당자를 바로 연결해요. 소장님은 자기 사업소 일정만 받고, 저희는 전 사업소 진행 상황을 한 화면에서 봅니다.
지난 교육 기록과 일지도 다 남아 있으니, 담당자가 바뀌어도 이전에 무엇을 했는지 바로 찾을 수 있어요. 사업소가 늘어도 안내와 취합은 여기서 끝납니다.
Q. 사업소 쪽 반응은 어떤가요?
소장님들은 확인할 곳이 하나로 정리된 게 가장 크다고 하세요. 교육 일정과 자료, 일지 제출까지 같은 화면에서 끝나니까 따로 물어보는 연락도 줄었습니다.
05 · 계약하고 끝내지 않는 파트너
Q. 함께 일하면서 가장 인상 깊었던 점은 무엇인가요?
정진혁 프로
업데이트 속도요. 저희 기준에 맞게 고지서 양식이나 권한 설정을 조정해 달라고 하면 금방 반영돼 있었어요. 처음엔 “벌써 됐어요?” 하고 되물을 정도였습니다.
저희 업무 방식 때문에 번거로운 부분이 생기면, 그런 것까지 세밀하게 물어봐 주시고 빠르게 방법을 찾아 주셨어요. 그게 정말 고마웠습니다.
Q. 가장 감동받았던 순간이 있다면요?
저희 일은 업의 특성상 담당자가 바뀌는 경우가 종종 있어요. 그럴 때마다 업무가 끊기지 않을까 걱정되는데, 빌딩케어는 이런 상황까지 다 대비가 되어 있더라고요.
최근에 담당자가 바뀌었을 때도 새 담당자에게 추가 교육을 해 주겠다고 먼저 연락을 주셨고, 필요한 부분을 빠르게 도와주셨어요. 저희 일을 정말 잘 이해해 주는구나 싶어서 감동했습니다.
계약하고 끝내는 회사가 아니라, 옆에 붙어서 같이 일해 주는 파트너라는 느낌이었어요.
06 · 이런 조직이라면 맞습니다
Q. 어떤 조직에 빌딩케어를 권하고 싶으신가요?
정진혁 프로
건물이 여러 지역에 흩어져 있고, 청구와 관리를 서로 다른 부서가 맡는 곳이요. 저희처럼 건물마다 정산 기준이 다르다면 더 그렇습니다.
처음부터 모든 업무를 옮길 필요는 없어요. 정산이든 사업소 일정이든, 가장 손이 많이 가는 일 하나부터 옮겨 보면 차이가 금방 보입니다.
Q. 앞으로 빌딩케어에 가장 기대되는 것이 있다면요?
빌딩케어가 프로그램에서 그치지 않고, AI로 건물 운영 업무까지 덜어 주는 쪽으로 넓혀 가고 있다고 들었어요. 건물 운영은 아직 사람 손에 많이 기대는 일이라, 그 부분까지 함께 고민한다는 게 놀라웠습니다.
저희처럼 건물과 사업소가 많은 조직에는 그 변화가 꽤 크게 다가올 것 같아서 기대하고 있어요.
Q. 빌딩케어를 한마디로 표현한다면요?
현장을 아는 프로그램이요. 현장에서 실제로 돌아가는 일들을 잘 이해하고 있으니까요.
현장의 기준을 그대로 담는 데서 운영은 달라집니다
GPT에 업무 고민을 물었던 첫 만남부터 호실마다 다른 전기요금, 여러 사업소의 일정까지. KT&G 실무진이 빌딩케어에 기대한 것은 새로운 방식이 아니라, 지금 일하는 기준을 그대로 옮겨 담는 것이었습니다.
AI는 프로그램의 이름을 알려 줄 수 있습니다. 하지만 건물마다 다른 계약과 호실, 요금과 담당자가 어떻게 이어지는지는 그 건물의 데이터 안에 있습니다. 빌딩케어는 그 맥락을 한 곳에 쌓아, 여러 부서와 사업소가 같은 기준으로 일하게 합니다.
여러 건물과 사업소를 관리하고 있다면, 가장 손이 많이 가는 업무 하나부터 빌딩케어와 함께 살펴보세요.
좋은 운영은 현장을 아는 실무자가 더 나은 방법을 찾을 때 시작됩니다.